איך הפכנו עבודה ידנית סיזיפית של יבוא וייצוא אקסלים, למערכת אוטומטית מלאה שמחברת בין תורמים, נעזרות וניהול פיננסי – הכל תחת קורת גג אחת מאובטחת.
האתגר: "אנחנו טובעים באקסלים"
כשעמותת "בת מלך" פנתה אלינו לראשונה, המסר היה חד וברור: "אנחנו צריכים מערכת אחת שתעשה סדר".
המצב ההתחלתי היה מוכר וכואב להרבה ארגונים שגדלו מהר: העמותה התנהלה על גבי מערכת בטכנולוגיה מיושנת שלא "דיברה" עם שאר מערכות הארגון. הצוות מצא את עצמו מבזבז שעות יקרות בכל חודש על משיכת קבצי אקסל, טיוב נתונים ידני וייבוא אינסופי למערכת הפיננסית.
המשמעות: אובדן זמן משווע, תסכול גובר ופתח רחב לטעויות אנוש שהיו נמנעות לו התהליך היה אוטומטי.
נשמע מוכר? הרבה מנהלים מרגישים שהם עובדים אצל המערכות שלהם, במקום שהמערכות יעבדו בשבילם.
את זה בדיוק באנו לפתור.
התהליך: הרבה מעבר לניהול תרומות
ב"שיטה", אנחנו לא מאמינים בפתרונות מדף ("שגר ושכח"). אנחנו מאמינים בניתוח עומק.
יחד עם הצוות המסור של "בת מלך", שהיה שותף מלא ומשמעותי לתהליך האפיון, צללנו לקרביים של הארגון.
תוך כדי תנועה, גילינו שהצורך הוא רחב הרבה יותר ממה שנראה לעין:
- ניהול מוקד פניות: היה צורך לרכז את כל הפניות הנכנסות.
- ניהול מתקנים: העמותה מפעילה מתקנים פיזיים שדורשים תיעוד וניהול שוטף.
- האתגר הביטחוני: כעמותה המטפלת בנשים בסיכון, אבטחת המידע ופרטיות הן קודש הקודשים. היינו חייבים לבנות מנגנון הרשאות כירורגי – כל עובד רואה רק את המידע הרלוונטי לתפקידו. שום דבר מעבר.
המומחיות שלנו ב"שיטה" באה לידי ביטוי ביכולת לקחת את בליל הדרישות והאילוצים הזה, ולזקק ממנו ארכיטקטורה טכנולוגית מדויקת.
הפתרון: אוטומציה, אוטומציה, אוטומציה
הקמנו עבור "בת מלך" אקוסיסטם שלם שמבוסס על עקרון אחד: מינימום מגע יד אדם.
- סנכרון פיננסי מלא: לא משנה אם התרומה הגיעה מדף נחיתה א', ב' או ג' – המערכת קולטת אותה אוטומטית ל-CRM, משייכת אותה לפרויקט ולתורם הנכון, ומשדרת אותה ישירות למערכת ה-ERP (הנהלת חשבונות) להפקת קבלה. אפס קבצי אקסל.
- לוח בקרה למנכ"ל: ריכזנו את כל פניות המוקד לסביבה אחת עם דשבורד ניהולי. בכל רגע נתון, המנכ"ל יודע בדיוק מה הסטטוס בארגון, מה מצב הפניות ואיפה יש צווארי בקבוק.
- ניהול מתקנים חכם: יצרנו תיעוד דיגיטלי לפעילות במתקנים השונים, כדי לוודא שכל מטופלת וכל מתקן מקבלים את תשומת הלב הנדרשת.
התוצאה: משנים את חוקי המשחק
היום, המציאות ב"בת מלך" שונה ב-180 מעלות.
המערכת מנהלת עשרות עמודי סליקה ופעילות שוטפת ללא מגע יד אדם. הכפילות בהזנת הנתונים נעלמה, והמידע זורם בצורה חלקה ומאובטחת.
אבל מעבר להתייעלות ולחיסכון של עשרות שעות עבודה בחודש, נוצר ערך חדש ומרגש: היכולת לראות את התמונה המלאה.
אחד המנהלים שיתף אותנו ברגע של גילוי, שמתמצת את כל הפרויקט:
"הכיף שלי זה לראות במערכת מישהי שפעם נעזרה בנו, והיום היא תורמת קבועה. זה הניצחון שלנו, זו ההצלחה שלנו".
המשפט הזה ריגש אותנו, אבל הוא גם הוכיח לנו שהצלחנו טכנולוגית: הוא יכול היה לראות את זה רק בגלל שהצלחנו לאחד את עולם "הנעזרות" ועולם "התורמים" תחת קורת גג אחת, חכמה ומסונכרנת.
ב"שיטה", אנחנו גאים לספק ל"בת מלך" את השקט הטכנולוגי שמאפשר להם להתרכז במה שחשוב באמת – הצלת חיים.
