שליחת מיילים מתוך קבוצת מיון

1. הסבר כללי
מסמך זה, מטרתו להסביר כיצד ניתן לשלוח מיילים ללקוחות מתוך מסך קבוצות מיון.
בסיום עדכון קבוצת מיון (תכנון יום עבודה), המשתמש מסיים לתאם את כל הבדיקות למתקן הלקוח, למועד שבו קבוצת המיון נבדקת.
לפני הגעה, המשתמש מעוניין לשלוח הודעה לכל הלקוחות אודות המועד שנקבע לביצוע הבדיקות.

2. הגדרות מערכת

2.1 . הגדרת תבניות הודעה
המערכת מאפשרת הגדרה של תבניות הודעה מסוגים שונים. מסמך זה מתאר הגדרת הודעות מסוג אימייל.
(סוגים אחרים, לדוג' SMS , וואטסאפ וכד' , עדיין בתהליך פיתוח, וכרגע לא מתוארים במסך זה)
על מנת להגדיר תבנית הודעת מייל ללקוח, יש להיכנס למודול "תבניות הודעה לשליחה" תחת סביבת העבודה של "הגדרות עסק.

2.2 . יצירת תבנית חדשה

איור 1- יצירת תבנית מייל חדשה

2.3 עריכת התבנית

עמוד הגדרת התבנית מתבסס על השדות "נושא" ו-"גוף ההודעה".
בכל שדה ניתן להגדיר תוכן טקסטואלי + פרמטר (משתנה) שיאוכלס בצורה דינאמית ברגע השליחה.

את הפרמטר ניתן להגדיר ע"י בחירת "מקור הנתונים" והשדה" מתוך מקור נתונים זה.
לאחר בחירת מקור הנתונים והשדה, יש להקליק על האייקון "<-" הכחול, כדי להעתיק את הפרמטר לתוך התבנית של ה"נושא" ו"גוף ההודעה" בהתאמה:

איור 2 – עריכת תבנית הודעת אימייל

1. שם התבנית – שדה חופשי לתיאור התבנית.
2. נושא – תבנית הנושא. 
3. גוף ההודעה – תבנית גוף ההודעה.
4. בחירת מקור נתונים עבור נושא ההודעה.
5. בחירת השדה מתוך מקור הנתונים עבור נושא ההודעה.
6. בחירת מקור נתונים עבור גוף ההודעה.
7. בחירת השדה מתוך מקור הנתונים עבור גוף ההודעה.

הערה: הוספת פרמטר לשדה של התבנית תהיה באופן אוט' בסוף הטקסט של התבנית (בין אם זה גוף ההודעה או הנושא שלה), לאחר שהוספתם את הפרמטר – ניתן להעבירו בתוך התבנית ע"י "העתק/הדבק" של הפרמטר. כך נראה שדה של פרמטר לדוגמא : {{קבוצת מיון.בודק מבצע}}  

שימו לב להעתיק את הפרמטר ללא ביצוע שינוי בטקסט שלו, או בסוגריים המסולסלות שלו.

3. שליחת הודעות ללקוחות מתוך קבוצת מיון

איור 3 – בחירת מתקנים לשליחת הודעות

1. קבוצת המתקנים.
2. לחיצה על הכפתור לשליחת ההודעות ללקוחות.

לאחר בחירת המתקנים ולחיצה על הכפתור לשליחת ההודעה, יפתח מסך ביניים לבחירת התבנית שהוגדרה מראש:

איור 4 – בחירת תבנית ההודעות לשליחה

1. בחירת תבנית ההודעה.
2. תבנית הנושא.
3. תבנית גוף ההודעה.
4. תצוגה מקדימה (נושא). 
5. תצוגה מקדימה (גוף ההודעה).

הערה: התצוגה המקדימה תאוכלס בנתונים של הרשומה הראשונה מתוך אוסף הרשומות לשליחה על מנת לאפשר בחינה של התוכן לפני השליחה בפועל. 

תהליך השליחה

המערכת תקבץ את ההודעות ע"פ כתובת המייל לשליחה (כתובת מייל איש הקשר של מתקן הלקוח) ותשלח את ההודעות בזו אחר זו לכל הנמענים.

4. מעקב אחרי תהליך/תוצאת שליחת ההודעות

לאחר הקלקה על כפתור "שלח" במסך הביניים, המשתמש יחזור למסך קבוצת המיון.

על מנת לראות את תוצאת השליחה, ניתן לעבור לטאב של  "הודעות ללקוחות" > יומן הודעות.

איור 5 – יומן שליחת ההודעות

בסיום שליחה לכל נמען, יוצג סטטוס השליחה לווידוא הצלחה או דרוש טיפול במקרה כישלון.